Anmeldung und Gebühren

Ist eine Anmeldung zur Konferenz nötig?

  • Eine Anmeldung ist notwendig. Die Konferenz ist allerdings bereits ausgebucht. Wenn Sie als Beitragende:r noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich bitte direkt beim Ortskomitee.

Kann ich die Open-Access-Tage online verfolgen und wenn ja, wo?

  • Die Keynotes und Vorträge, die in der Aula und im Hörsaal 69 werden über YouTube auf dem Kanal von ZB MED kostenlos im Live Stream übertragen, sofern das Einverständnis der Referent:innen und Moderator:innen vorliegt. 

Gibt es eine Liste für Nachrücker:innen?

  • Ja, es gibt eine Nachrücker:innenliste, die wir aber aufgrund zahlreicher Anfragen ebenfalls bereits schließen mussten. Personen, die sich frühzeitig um einen Nachrücker:innenplatz bemüht haben, wurden per Mail benachrichtigt. Sollten Plätze frei werden, werden wir die Nachrücker:innen informieren. Dies kann ggf. auch sehr kurzfristig sein. 

Wie melde ich mich zum Konferenzdinner bzw. zum Social Event an?

  • Beide Veranstaltungen sind bereits ausgebucht. Wir planen derzeit eine Art "Schwarzes Brett" vor Ort anzubieten, über das nicht benötigte Karten weitergegeben werden können. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir einmal bezahlte Karten nicht zurücknehmen und das Geld erstatten können, weil das für unsere Organisation und Buchhaltung einen immensen Aufwand bedeutet. Bitte organisieren Sie die Weitergabe von Tickets und deren Bezahlung über das „Schwarze Brett“ oder anderweitig im Vorfeld der Konferenz. Teilen Sie im Konferenzbüro bitte kurz ihren Tausch mit.

Wie hoch ist die Konferenzgebühr?

  • Die Höhe der Konferenzgebühren für die dreitägige Konferenz (inkl. Mittagessen) beträgt 100 Euro. Die Teilnahme am Konferenzdinner (11.09.) beträgt 40 Euro, die Teilnahme am Social Event (10.09.) 20 Euro. Die Gebühren können per Überweisung bezahlt werden.

Sind Referent:innen von der Gebühr befreit?

  • Referent:innen sind nicht von der Teilnahmegebühr befreit.

Was ist in der Konferenzgebühr inkludiert?

  • Die Konferenzgebühr setzt sich zusammen aus Kosten für die Verpflegung (exkl. Konferenzdinner und Social Event), Räume und Technik, Teilnehmer:innenmanagement sowie für die Konferenz benötigten Materialien.

Wie wird die Konferenz finanziert?

  • Die Konferenz wird aus Teilnehmer:innen-Gebühren und von Unterstützer:innen sowie Sponsor:innen finanziert.

Gibt es eine reduzierte Teilnahmegebühr bzw. die Möglichkeit zur Teilnahme an einzelnen Konferenztagen?

  • Eine reduzierte Teilnahmegebühr gibt es nicht. Der Kauf eines Tickets umfasst stets die Teilnahme an allen drei Konferenztagen.

Registrierung und Unterstützung vor Ort

Wie registriere ich mich vor Ort?

  • Eine Registrierung erfolgt gleich nach Ankunft im Konferenzbüro im Mevissensaal in der Claudiusstr.1. Dort finden Sie an allen drei Konferenztagen ein Registrierungsteam vor, welches Ihnen Ihr Teilnahme-Badge aushändigt. Mit dem Badge erhalten sie die Eintrittskarte zum Konferenzdinner und zum Social Event – sofern Sie das mitgebucht haben.
  • Um Ressourcen zu sparen, lassen wir in diesem Jahr keine Bänder für die Namensschilder (Lanyards) produzieren. Wir ermuntern die Teilnehmer:innen stattdessen, ihr eigenes Band von früheren Konferenzen mitzubringen (Bring your own Lanyard). Wer mag, kann gerne auch weitere Bänder spenden. Wir werden auch eine kleine Anzahl an Bändern für diejenigen bereithalten, die keins mitgebracht haben.

Gibt es eine Garderobe und/oder Möglichkeiten, das Gepäck abzugeben?

  • Im Konferenzbüro wird es eine Garderobe- und Gepäckabgabemöglichkeit geben. Bitte beachten Sie, dass wir hierfür keine Haftung übernehmen. Garderobe- und Gepäckabgabemöglichkeit sind nicht bewacht, das Konferenzbüro ist aber ganztägig besetzt. Bitte beachten Sie die Öffnungszeiten des Konferenzbüros (siehe unten).

Welche Interaktionsmöglichkeiten habe ich als Teilnehmer:in während der Open-Access-Tage?

  • Neben den Diskussionen in und nach den Vortragssessions, bieten Postersession und Tool-Marktplatz die Möglichkeit für Austausch. Viele Workshops bieten ein Setting für kollaborative Zusammenarbeit. Die Pausen rund um die Sessions sowie die Social Events bieten zudem ausreichend Zeit für Gespräche. Für Newcomer:innen bieten wir am 1. Konferenztag die Möglichkeit zu einem gemeinsamen Mittagessen in der Mensa. Wir werden dazu einen „Tisch für Newbies“ reservieren. Eine Anmeldung dafür ist nicht notwendig. Darüberhinaus wird es auch eine TransferBar geben.

Gibt es WLAN?

  • Für den Zeitraum der Konferenz ist ein WLAN-Zugang eingerichtet:
    • Wlan-Name: th-koeln-oat2024
    • Wlan-Passwort: THk@openat2024
  • Darüberhinaus gibt es einen Eduroam-Zugang.

Inwieweit ist es sinnvoll, dass ich als Teilnehmer:in meinen eigenen Laptop mitbringe?

  • Einige Workshop-Organisator:innen erwarten, dass für die Teilnahme am Workshop ein eigener Rechner mitgebracht wird. Bitte prüfen Sie vorab die Beschreibungen im Programm, ob das für Ihre gebuchten Workshops der Fall ist.

Wie ist die Vergabe von Workshopplätzen organisiert?

  • Die Buchung von Workshops wurde mit der Konferenzregistrierung vorgenommen. Bitte prüfen Sie Ihre Workshop-Buchungen auf zeitliche Überschneidungen und geben Sie ggf. Workshop-Buchungen für andere Teilnehmende frei.
  • Erfahrungsgemäß möchten Teilnehmer:innen spontan dann doch nicht alle Workshops, für die sie sich angemeldet haben, besuchen. Wir bieten daher eine Vor-Ort-Tauschbörse im Konferenzbüro an, um sicherzustellen, dass diejenigen Teilnehmer:innen, die keine Gelegenheit mehr hatten, ihren favorisierten Workshop zu buchen, doch noch an diesem teilnehmen können. Teilnehmer:innen, die auf den Besuch eines von ihnen gebuchten Workshops verzichten möchten, werden dringend gebeten, ihren Platz über die Tauschbörse im Konferenzbüro freizugeben.
  • Zudem weisen wir darauf hin, dass es neben den Workshops zeitgleich auch immer Sessions mit spannenden Vorträgen gibt, die alternativ besucht werden können.

Wo bekomme ich während der Tagung Unterstützung bei Fragen?

  • Das Konferenzbüro ist vom 10. bis 12. September 2024 im Mevissensaal in der Claudiusstr. 1 erreichbar.

Zu welchen Zeiten ist das Konferenzbüro besetzt?

  • Das Konferenzbüro ist an allen drei Konferenztagen ganztägig von 09:00-18:00 Uhr (Donnerstag ab 08:30 Uhr) besetzt.

Wie kann ich Feedback geben?

Wie verhalte ich mich?

  • Bei den Open-Access-Tagen wünschen wir uns eine Atmosphäre, wie sie seit vielen Jahren in unserer Open Access Community gelebt und geschätzt wird: freundlich, offen, respektvoll, ermutigend & inklusiv. Mehr dazu gibt es im Code of Conduct nachzulesen.

Beiträge

Was muss ich bei der Vorbereitung eines Vortrags beachten?

  • Planen Sie ihren Vortrag so, dass er einer maximalen Länge von 15 Minuten entspricht. Jede Session dauert 90 Minuten und beinhaltet normalerweise drei Vorträge, damit es ausreichend Zeit für Diskussionen gibt.

Was muss ich bei Erstellung etc. meiner Präsentationsfolien beachten?

  • Bitte senden Sie uns bis spätestens 09.10.2024, 12.00 Uhr, Ihre Vorträge im PowerPoint-Format an oat24[at]zbmed.de zu. PDFs können aufgrund unterschiedlicher Lizenzen nicht zuverlässig geöffnet werden. Bitte benennen Sie die Vortragsfolien entsprechend mit: Datum des Vortrags, Name der Session/des Workshops, Name des/der Vortragenden. Bitte bringen Sie zur Sicherheit Ihren Vortrag auf einem USB-Stick mit.
  • Wir empfehlen die Open-Access-Lizenz CC-BY 4.0. Nutzen Sie für Ihre Folien und weitere Materialien gerne den DOI für die Open-Access-Tage 2024: https://doi.org/10.25798/s2sd-vn02. Sie können Ihre Folien sehr gerne bereits vor der Konferenz über die  Zenodo Community "Open-Access-Tage 2024" verfügbar machen.

Müssen Beitragende einen eigenen Laptop mitbringen?

  • In allen Vortrags- und Workshopräumen sind feststehende Laptops installiert. Eigene Rechner können bei Bedarf auch angeschlossen werden, bei Apple-Laptops kann es allerdings zu Komplikationen kommen. Es wird für alle festinstallierten Rechner ein zentraler TH-Login bereitgestellt. Für den Toolmarktplatz werden definitiv eigene Rechner benötigt.

Werden Vorträge aufgezeichnet und wenn ja, wo finde ich die Aufzeichnungen?

  • Es ist geplant, die Keynotes und Vorträge aufzuzeichnen und später im TIB AV-Portal zu veröffentlichen, sofern das Einverständnis der Referent:innen und Moderator:innen vorliegt.

Kann ich später auch noch auf die Präsentationsfolien und Poster zugreifen?

  • Die Präsentationen und Poster werden in der Zenodo Community "Open-Access-Tage 2024" gesammelt und zum Herunterladen bereitgestellt, sofern das Einverständnis der Referent:innen und Poster-Autor:innen vorliegt.

Wie läuft die Posterausstellung ab?

  • Die Posterausstellung findet Mittwoch, 11.09.2024 von 11:00-13:00 Uhr in Raum 248 statt. Posterpräsentierende werden gebeten, ihr Poster entsprechend der Nummerierung auf der Webseite und den Stellwänden rechtzeitig anzubringen und während der Postersession am Poster für Fragen und Gespräche zur Verfügung zu stehen.

Wie läuft der Toolmarktplatz ab?

  • Der Toolmarktplatz findet am Mittwoch, 11.09.2024 von 11:00-13:00 Uhr in den Räumen Z 28 und 154 statt. Wo welches Tool präsentiert wird, ist auf der Webseite verzeichnet oder lässt sich den Aushängen entnehmen.

Wir es eine Posterprämierung geben?

  • Ja, eine entsprechende Abstimmung wird vorbereitet. Kategorien für Prämierung werden sein:
    • beste Gestaltung - Welches Poster hat für mich die ansprechendste visuelle Gestaltung?
    • am meisten gelernt - Welches Poster hat für mich den größten Neuigkeitswert?
    • nettester Austausch - Welches Poster wurde am ansprechendsten vom Einreichenden vorgestellt?
  • Das Postervoting schließt am Mittwochabend. Die Gewinner:innen werden in der Abschlussveranstaltung bekannt gegeben.

Wie sind die Räume für die Workshops ausgestattet?

  • Die Räume sind mit einem Beamer, einem Flipchart und Moderationskoffer ausgestattet. Zudem wird es festinstallierte Rechner mit einem TH Login geben (siehe oben).

Wir es WLAN geben, um beim Toolmarktplatz und in den Workshops Live-Demos etc. zeigen zu können?

  • WLAN ist eingerichtet:
    • Wlan-Name: th-koeln-oat2024
    • Wlan-Passwort: THk@openat2024

Gibt es eine Übersicht der Beitragenden?

  • Eine Übersicht der Beitragenden finden Sie hier.

Was hat es mit der DOI für die Open-Access-Tage 2024 auf sich?

  • Der Dienst ConfIDent hat das Ziel, eine Serviceplattform für wissenschaftliche Veranstaltungen und nachhaltig offene Forschungsinformationen zu Konferenzen inkl. persistenten Identifikatoren bereitzustellen. Der DOI für die Open-Access-Tage 2024 lautet https://doi.org/10.25798/s2sd-vn02. Es empfiehlt sich, den DOI in Folien, Poster o.ä. aufzunehmen.

Unterwegs und Übernachtung in Köln

Wo kann ich in Köln übernachten? Gibt es Hotelkontingente für die Teilnehmer:innen der Open-Access-Tage?

Wo genau ist der Tagungsort?

  • Die Open-Access-Tage 2024 finden auf dem Campus der TH in der Kölner Südstadt statt.Das Konferenzbüro befindet sich im Mevissensaal in der Claudiusstr. 1. Am besten reisen Sie über die Straßenbahnhaltestelle "Ubierring" an, die von den KVB-Linien 15 und 16 bedient werden. Von dort sind es 5-8 Minuten Fußweg zum Konferenzbüro in der Claudiusstr. Fahrplanauskünft erhalten Sie zum Beispiel auf den Seiten der KVB: https://www.kvb.koeln/
  • Die Aula der TH Köln mit den Plenumsveranstaltungen wie z.B. den Keynotes findet sich am Ubierring 48. In unmittelbarer Nähe befindet sich auch die Mensa.
  • Die Räumlichkeiten für Sessions, Workshops etc. (Hörsaal 69, Raum 248, Raum 158, Raum 154, Raum 149 und Raum 147) finden sich in der Claudiusstr 1.
  • Planen Sie in etwa 5-10 Minuten für den Übergang zwischen Claudiusstr. 1 und Ubierring 48 ein. Vor Ort wird es Lagepläne und Wegweiser geben.
  • Hier geht es zum Lageplan.

Wo finden das Social Event und das Konferenzdinner statt?

  • Das Social Event findet im Hauptgebäude der Humanwissenschaftlichen Fakultät / Aula 3, Gronewaldstr. 2, 50931 Köln statt. Zu erreichen mit den Straßenbahnen der Linie 1 und 7, Haltestelle Universitätsstr. Hier geht es zum Lageplan.
  • Das Konferenzdinner findet im Gasthaus Wagenhalle statt. Informationen zu Anfahrt: www.wagenhalle.de

Ist ein ÖPNV-Ticket inkludiert?

  • Das Konferenzticket gilt NICHT als ÖPNV-Ticket. Auskünfte über benötigte Fahrscheine für Fahrten innerhalb Kölns erhalten Sie bei den Kölner Verkehrsbetrieben: https://www.kvb.koeln/tickets/index.html

Gibt es ein Rahmenprogramm zur Konferenz?

  • Im Rahmenprogramm werden diverse Führungen angeboten. Details entnehmen Sie bitte dem Programm. Anmeldungen sind über das ConfTool möglich. Wird für die Führung eine Teilnahmegebühr erhoben, muss diese vor Ort beim der Tour-Leitung bezahlt werden (bitte Bargeld bereithalten).
    Die Führungen durch die USB Köln sind bereits ausgebucht.

Welche kulturellen Highlights sollte ich mir in Köln unbedingt ansehen?

  • Natürlich den Dom und mindestens eine Kölsch-Kneipe! Wer noch mehr sehen möchte: Eine Übersicht der touristischen Highlights bietet unter anderem die Seite https://www.koeln.de